Personopplysninger i skolearkiv

Klasselister, dagbøker, karakterprotokoller, vitnemål

Skolearkivene inneholder som regel skoleprotokoller, dagbøker, klasselister og karakter- og vitnemålsprotokoller. I dagbøkene er det bl.a. ført oppmøte som dokumenterer skolegang eller mangel på skolegang. En må være klar over at det kan forekomme på landsbygda at flere skoler har ført sine dagbøker i samme protokoll. Det er et merknadsfelt i dagbøkene der lærer har hatt mulighet til å føre opp tilleggsopplysninger; om avlagte prøver, dersom elever har flyttet, vært mye borte m.m. Det er individuelt fra lærer til lærer hvilke opplysninger en kan finne her.

Det ligger sjelden kopier av vitnemål i arkivene. Vitnemålene er ført inn i en karakterprotokoll og dersom du vil ha kopi av ditt gamle vitnemål, må vi kopiere fra protokollen eller sammenstille et nytt vitnemål ut fra protokollen.

Elevmapper

Mappene innholder informasjon om den enkelte elevs skolegang. Før ca 1999 ble det som en regel kun opprettet mapper på elever som hadde behov for spesiell oppfølging i forbindelse med undervisningen. Mappene ble opprettet på hver skole og inneholder gjerne informasjon knyttet til oppfølging av eleven. Hvis en elev har gått på flere skoler, kan det altså finnes flere mapper på eleven. Noen ganger har mappen fulgt eleven fra barneskolen til ungdomsskolen. I mappen kan man for eksempel finne søknad om støtteundervisning, korrespondanse med hjemmet, uttalelser fra skolepsykolog (før 1969) eller Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) m.m. I tillegg til opplysninger om skolegangen, inneholder elevmappen ofte rapporter om elevens sosiale og helsemessige forhold, og den kan være av stor betydning i andre sammenhenger, f.eks. vedrørende barnevern.

Elevmappen og PPT-mappen har (tidligere) hatt tendens til å gli over i hverandre. Skolen og PPT hadde jevnlig kontakt med utveksling av informasjon for å følge opp elevene best mulig. Etter innføringen av Kunnskapsløftet i 2006 vil det trolig bli et tydeligere skille her. Kunnskapsløftet krever at alle elever skal følges opp på det nivået de til en hver tid befinner seg; alle skal ha tilrettelagt undervisning/opplæring. I framtiden vil derfor trolig alle elever få en egen elevmappe.

Skolestyret i kommunen har sakarkiv som kan inneholde informasjon om spesialundervisning, hjelpeundervisning o.l. Vær oppmerksom på at man under emnet ”klassedeling” kan finne oversikt over elever som fikk spesiell oppfølging/ekstra undervisning. I tillegg kan man finne vedtak om slik oppfølging i skolestyrets møtebøker. Skolestyrets arkiv ligger i kommunearkivene og avleveres til IKA og Byarkivet.

Klasselister og karakterprotokoller for barneskolens forgjengere – allmue- og folkeskoler – ligger enten i kommunearkivene (IKA og Byarkivet) eller i prestearkivene i Statsarkivet. Presten hadde nemlig ansvar for skolestellet fram til 1838.

Skolepsykolog/Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT)

De første skolepsykologiske kontorene i Norge ble opprettet på slutten av 1940-tallet. PP-tjenesten er en kommunal eller fylkeskommunal tjeneste, og en utvikling av de kommunale skolepsykologene. Skolepsykologene ble i tråd med Lov om grunnskole fra 1969 lagt til en PP-tjeneste. Loven sa bl.a. at alle elever hadde rett til tilpasset undervisning i vanlig klasse. Alle kommuner er pliktig å ha en PP-tjeneste. PP-tjenesten skal hjelpe skolen med å tilrettelegge undervisning for elever med spesielle behov.

PPT-mapper ligger i kommunearkivene (Byarkivet/IKA) . I Statsarkivet i Trondheim oppbevares midlertidig PPT-tjenestens arkiv for Ulstein, Hareid, Sykylven, Ålesund, Aukra, Midsund og Molde.

Hva finnes i PP-tjenestens arkiv?

I PP-tjenestens arkiv finner en oversikt over de elever som har fått oppfølging i skolearbeidet i grunnskolen. Her finnes rapporter fra skolen, ulike vurderinger av eleven, tester av evner, rapport fra lærer, og hvilken undervisning (hvilke tiltak) som blir tilrådd den enkelte elev. PPT-mappene kan i en del tilfeller være verdifullt supplement til f.eks. barnevernssaker.

Trondheim og Strinda hadde tidligere felles skolepsykologisk kontor. Fra november 1958 ble det omgjort til ett felleskontor for hele Sør-Trøndelag fylke. Kommunene kan ha ulik organisering av sine PP-tjenester; enkelte kommuner har egen PP-tjeneste, mens andre har gått sammen om å kjøpe tjenesten fra et felles interkommunalt selskap, for eks PPT for Inderøy, Leksvik og Mosvik.

Spesialskoler

Spesialskoler ble opprettet for barn med spesielle behov. De statlige spesialskolene var landsdekkende, dvs. de tok inn barn fra hele landet. Spesialskolene forsvant i 1992. På Arkivverekts hjemmeside ligger en oversikt over hvor arkivene etter de statlige spesialskolene i hele landet er. Arkivene inneholder ofte mapper på barna. I Skoledirektørarkivene i barnets hjemfylke, kan man i noen tilfeller finne korrespondanse vedrørende barn i spesialskoler. (Statsarkivet).

Vaksinasjoner i skolen

De vaksinasjoner som du fikk i skolen ble registrert av skolehelsetjenesten. Les mer i avsnittet om helsekort.

Hvordan får jeg innsyn i vitnemål, elevmappe eller PPT-mappe?

Opplysningene i elevmapper, PPT-mapper og karakterprotokoller er klausulert i 60 år. Elevmapper i Statsarkivet er ofte klausulert i 80 år.  Men du har rett til å få se opplysninger om deg selv. For å få utskrift av karakterprotokoll/kopi av elevmappe eller vitnemål må du sende en skriftlig bestilling til enten IKA Trøndelag, Trondheim byarkiv eller Statsarkivet i Trondheim. Du må legge ved kopi av legitimasjon. Se i listen over skolearkiv hvilken arkivinstitusjon som oppbevarer arkivet etter din skole.

Historikk

Skolegang for barn ble i Norge innført på 1700-tallet. I starten var det omgangsskole; læreren flyttet fra gård til gård etter en fast rute. Den første skoleloven kom i 1739. Denne omhandlet fagene kristendom og lesing. Loven ble oppdatert i 1827 med fagene skriving, matematikk og sang. Skolen varte som regel noen uker per år på landet og noe lengre i byene. Før innføringen av det kommunale selvstyret var det på landet presten som sto i spissen for skolestellet. Dermed var det presten som førte korrespondanse og bøker, og tidlig materiale fra skoleholdet ligger derfor ofte i prestens arkiv. Ofte fungerte fattigkommisjonen også som skolekommisjon, men i 1845 opphørte dette fellesskapet på landet. Soknepresten fortsatte i tråd med lovverket som skolekommisjonens selvvalgte formann, og dermed kunne skolesaker fremdeles havne i prestens arkiv, selv om skolekommisjonens arkiv etter 1838 må regnes som kommunalt. Prestenes arkiv ligger i Statsarkivet. Folkeskoleloven fra 1936 førte til at det ble det sjuårig skoleplikt. Lov om grunnskolen fra 1969 førte til at hele skolesystemet ble endret og skoleplikten ble utvidet fra 7 til 9 år. Grunnskolen ble delt i to trinn: barneskole og ungdomsskole. Alle har i dag rett til tre års videregående skole i tillegg til grunnskolen. I 1997 ble det ti års skolepliktig grunnskole for alle. Fra 2006 ble Kunnskapsløftet innført. Kunnskapsløftet sier bl.a. at alle elever skal få tilpasset opplæring.